Hybrides Arbeiten bei Akwaba Afrika - Zwischen Präsenzphasen in Leipzig und Remote-Work
Vogtland, Crimmitschau bei Zwickau, das schöne Allgäu, Riederau am Ammersee und die Landeshauptstadt Niedersachsens Hannover, was wie eine bunte Tour durch Deutschland klingt, sind die weit in der Bundesrepublik verstreuten Home-Offices unseres Akwaba Afrika-Teams. Ursprünglich als spontane Reaktion auf die Covid-Pandemie begonnen, ist es heute ein geschätzter und fest in den Unternehmensstrukturen etablierter Teil unserer Arbeitskultur. Wir möchten Sie mitnehmen an die Schreibtische unserer Mitarbeitenden, Herausforderungen und Chancen aufzeigen und einen Einblick geben, wie das hybride Arbeiten bei uns aussieht.
Behind the Scenes – Die Arbeitsplätze unserer Mitarbeitenden unter der Lupe
Unsere Mitglieder des Akwaba Afrika Teams arbeiten auch von zu Hause. Dass ihr Arbeitsumfeld dabei ganz unterschiedlich ausfällt, ist klar. Entscheidend ist vor allem die Lebenssituation. Gabriele Krombach (Regionalexpertin östliches & südliches Afrika) und Jens Döring (Regionalexperte südliches Afrika) sind seit Jahrzehnten in der Touristik und beraten Sie umfassend zu Ihren Reiseanfragen. Anna-Lena Steinhage kam während ihres Studiums zu uns und arbeitet nun als Reiseexpertin für das südliche Afrika. Als Letzte im Bunde kam Doreen Schütze (Online-Redakteurin) dazu und unterstützt uns mit ihrer Expertise als Touristikerin in unserem Online-Auftritt.
So haben sich Gaby, Jens und Doreen eigene Büros in ihrem Zuhause eingerichtet. Bei Jens in Crimmitschau ist es auf 6 m² im Dachgeschoss die ehemalige Abstellkammer, welche er sich mit Karten, Bildern und Kalendern, sowie seinem Diplom zum Tourismus-Betriebswirt aufgehübscht hat. Zwar ist noch Luft nach oben, was die Aussicht angeht, aber er schätzt es dort ungestört arbeiten zu können. Ganz anders die Aussicht bei Doreen im Vogtland, von der sie uns vorschwärmt: „Ich sitze mit dem Schreibtisch zum Fenster und kann täglich die schöne Aussicht ins Tal und in die umliegenden Waldgebiete genießen“. Sie hatte das große Glück die kleine 2-Zimmer Wohnung nebenan mieten zu können und hat so morgens sogar einen kleinen Arbeitsweg. Auch Gaby in Riederau hat ein eigenes Büro. Ihre Sicht wartet mit dem eigenen Garten und Blick in die Nachbarschaft auf. Was Doreen und Gaby mit Jens aber verbindet, ist die liebevolle Einrichtung mit Karten, Bildern und anderen liebgewonnen Erinnerungen. Dadurch ist Afrika nicht nur in den Gesprächen mit Ihnen nah, sondern auch durch die eigenen Erlebnisse. Bei Gaby ist es zum Beispiel die Ballonfahrt in Namibia oder das Gorilla-Tracking in Uganda. Und auch der Rest vom Team kann von den schönen Aufnahmen profitieren, wenn wir uns wöchentlich online zum Video-Teammeeting treffen.
Anna-Lena war als Studentin im Allgäu hingegen beschrieb ihren Arbeitsweg als „Aus dem Bett an den Schreibtisch“. Sie hatte sich eine kleine Arbeitsecke eingerichtet, aber manchmal musste auch das Bett als Ablage herhalten. Worauf Sie jedoch seit dem Praktikum nicht verzichten mag, ist ein zweiter Bildschirm. Ihr Schreibtisch ist nun im Büro in Leipzig.
Auf die Frage, ob alle auch schon mal in Jogginghose gearbeitet haben, kommt ein einstimmiges Ja! „Oben hui und unten pfui“ fasst es Gaby pragmatisch zusammen und Anna-Lena fügt hinzu, dass dies einer der Vorteile im Home-Office sei. Und wenn es bei Jens im Sommer im Dachgeschoss zu heiß wird, wird’s auch mal ganz leger mit Shorts und oben ohne. Aber keine Sorge! Im Falle eines spontanen Videoanrufs hat er ein T-Shirt griffbereit.
Für jeden der fünf gibt es aber einen Gegenstand, der immer bei der Arbeit im Home-Office griffbereit sein muss.
Jens: „Eine Tasse Kaffee“
Anna-Lena: „Das Wasserglas“
Gaby: „Tasse mit Kaffee oder Tee. Und der Schreibtisch muss ordentlich sein. 1x pro Woche wird aufgeräumt.“
Doreen: „Etwas zu trinken und zu essen. Voll vertieft arbeite ich dann auch mal fünf Stunden durch.“
Von den Anfängen des ortsunabhängigen Arbeitens bis heute
Nachdem wir nun die unterschiedlichen Büros kennengelernt haben, zoomen wir gemeinsam mit unserem Geschäftsführer David Heidler raus und begeben uns zurück in die Anfänge der Covid-Pandemie. Denn diese komplette Umbruchsituation hat dazu geführt, dass hybrides Arbeiten bei Akwaba Afrika überhaupt möglich geworden ist. David dazu: „Ich war früher nie ein Freund von dem Gedanken, Mitarbeitende remote arbeiten zu lassen. Als die Lockdowns jedoch drohten, wurde es auch fraglich, ob wir weiter zusammen in unserem Büro arbeiten konnten. Quasi über Nacht wurden dann die PC-Arbeitsplätze der Mitarbeitenden zu ihnen nach Hause gebracht. Wir waren dann ein gutes Vierteljahr komplett remote, bevor wir wieder zur Präsenzarbeit zurückkehren konnten. Als unser Team dann neustrukturiert und neue Mitarbeitende eingestellt werden sollten, haben wir mit der positiven Erfahrung der Coronazeit, die Stellen auch hybrid ausgeschrieben. Das bedeutet für uns: Grundsätzlich arbeiten wir remote aus dem Homeoffice, aber mit Präsenzphasen an unserem Standort in Leipzig.“
Wie diese Präsenzphasen dabei aussehen, sind ganz unterschiedlich. Gaby ist alle 4 – 5 Wochen für eine Woche in Leipzig. Sie nutzt die Zeit vor allem, um Besprechungen und Einzelgespräche abzuhalten, die persönlich besser laufen, als per Video, und Reiseunterlagen zu drucken und zu versenden. Am meisten freut sie sich immer darauf, die Kolleginnen und Kollegen wieder zu sehen, das Büro, die Gespräche an der Kaffeemaschine und die Stadt an sich. Gaby war vor ihrer Tätigkeit bei uns noch nie in Leipzig und mag die Stadt mit ihren vielen Passagen und Parks sehr. Nach Feierabend schlendert sie gerne durch die Stadt, geht in Cafés oder isst in ihren Lieblingsrestaurants Pilot und Café Louise, welche sie Ihnen wärmstens empfehlen kann. Jens versucht einmal pro Woche in Leipzig zu sein, meist donnerstags. Er nutzt die Zeit ähnlich wie Gaby und bereitet dann besonders gerne unsere großartigen und umfangreichen Reiseunterlagen für Ihre Traumreise vor. Außerdem legt er sich ausführliche Beratungsgespräche gerne in die Zeit, die nicht per Telefon oder Mail zu erledigen sind. Auch er freut sich auf die Kolleginnen und Kollegen, den Austausch untereinander, den Humor und das Lachen, sowie das Großstadtfeeling. Im Gegensatz zu Gaby hat er jedoch durch das Pendeln keine Zeit, sich die Stadt noch nach Feierabend anzuschauen. Privat ist er jedoch hin und wieder mit seiner Familie in der Stadt.
Doreen kommt je nach Bedarf ins Büro nach Leipzig. Das kann der Fall sein, falls die Technik streikt, Sachen in Präsenz erledigt werden müssen, der Austausch untereinander wichtig ist oder auch zu unseren beliebten Team-Events, an denen alle zusammenkommen. Bevor wir uns denen widmen, haben wir noch Leipzig Empfehlungen für Sie. Doreen hat einige Zeit in der Südvorstadt gelebt und ist immer wieder gerne im Scheibenholz und im Café Grundmann. Anna-Lena hat während eines Praktikums bei Akwaba Afrika, welches der Weiterbeschäftigung voranging, in Leipzig für einige Zeit gewohnt. Anna-Lena mag es gerne sportlich und empfiehlt eine Kanutour auf den Seitenarmen der Elster oder einen ausgedehnten Spaziergang durch den Leipziger Auwald.
Kommunikation, die liebe Technik und spaßige Teamevents
„Das Ziel muss sein, dass die Präsenzmitarbeitenden den remote Arbeitenden nicht als weit, weit weg wahrnehmen, sondern nur als räumlich getrennt. Damit es egal ist, ob der Kollege oder die Kollegin im Büro nebenan sitzt oder 600 km entfernt.“ (David)
In der Umstellung auf das hybride Arbeiten benennt David zwei Herausforderungen: Der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitenden im Büro und denen im Home-Office und natürlich die Technik. Gerade am Anfang wurde viel investiert, um mit dem jetzigen IT-Dienstleister die Technik auf den Stand zu bringen. Im Büro ist bei technischen Fragen die Hilfe schneller zu bekommen, aber auch remote funktioniert dies mittlerweile sehr gut, berichtet David. Auch wenn die Technik weiterhin eine Herausforderung bleibt.
Auch bei den Mitarbeitenden im Home-Office gibt es unterschiedliche Erfahrungen mit der Technik. Bei einigen läuft es reibungslos, andere haben immer mal wieder Schwierigkeiten. Diese sind leider auch oftmals dem dürftigen Netzausbau in Deutschland geschuldet und einige warten beinahe sehnsüchtig auf den Glasfaseranschluss.
In der Kommunikation haben sich bei uns unterschiedliche Kanäle herauskristallisiert. Nach wie vor beliebt bleibt die E-Mail. So lassen sich auch im Nachgang Korrespondenzen nachvollziehen und man findet sie schneller wieder. Ein wichtiger Vorteil auch in der Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. Soll es jedoch schnell gehen, sind sich alle einige, ist der Griff zum Telefonhörer die beste Wahl. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit über Microsoft-Teams per Video zu telefonieren oder zu chatten. Unangekündigte Videoanrufe finden aber nicht bei allen im Team gleich viel Anklang. Auch wenn der der Flurfunk oder Küchentalk im Büro nicht zu ersetzen ist, versuchen alle über die regulären Meetings hinaus miteinander zu telefonieren und sich nah zu bleiben. Denn das Gefühl der Nähe ist ungemein wichtig fürs Teambuilding, resümiert David. Anne-Lena ergänzt noch den Tipp, auch gerne einfach mal nachzufragen, was gerade der aktuelle Büroklatsch ist. Dazu gibt es die digitale „Teeküche“, in der es nicht um dienstliche Themen geht, sondern auch mal geblödelt werden darf.
Eine nicht zu unterschätzende Komponente sind auch unsere regelmäßigen Teamevents, bei denen wirklich alle zusammenkommen. Oft versuchen wir eine gemeinsame Aktivität zu planen, die durch ein leckeres Essen abgerundet wird. So haben wir uns schon im Golfen und Indoor-Neon-Golfen versucht, die unterschiedlichsten gastronomische Angebote in Leipzig getestet und im Sommer 2024 werden wir Gaby im 5-Seen Land besuchen.
Fazit: Die Vor- und Nachteile des Home-Office
Für alle überwiegen die Vorteile des Home-Office ganz klar. David freut sich, dass die Firma bei Stellenausschreibungen nun Zusendungen aus der ganzen Republik bekommt, so mehr Talente zur Auswahl stehen und die beste Wahl für Akwaba Afrika und letztendlich auch für Sie als unsere treuen Kundinnen und Kunden getroffen werden kann. Alle „Home-Officler“ schätzen die kurzen Arbeitswege, dass sie sehr konzentriert und ruhig arbeiten können und dass die Betreuung für Kinder und alternde Haustiere besser zu gewährleisten ist. Eine Herausforderung bleibt jedoch nach wie vor, sich nicht allein zu fühlen. Dafür hat jeder so seine eigene Strategie. Anna-Lena macht sich gerne Musik oder Radio an, damit die Stille nicht ganz so laut wird, und andere greifen eher mal zum Hörer, um die Kolleginnen und Kollegen zu hören. Jens fügt außerdem halbironisch hinzu, dass die Nähe zum eigenen Kühlschrank durchaus gefährlich werden kann, denn die Bewegung kommt im Home-Office schon kürzer.
Zu guter Letzt wollen wir Ihnen gerne noch unsere Erfahrungen aus beinahe 4 Jahren remote Arbeiten mitgeben. Als Arbeitgeber empfiehlt David von Anfang an ein Konzept zu entwickeln, wie die Integration der (neuen) Mitarbeitenden aussehen kann. Für ihn hat sich die Einarbeitung vor Ort als besonders wertvoll herausgestellt. So lernen sie gleich das Team und bestehende Arbeitsweisen kennen. Außerdem gibt es ein so genanntes „Wiki“, welches bei Microsoft Teams hinterlegt ist und eine zentrale und dynamische Wissensbank ist. Auf diese kann jeder zugreifen, falls er oder sie sich mal unsicher ist.
Jens, Gaby, Doreen und Anna-Lena sind sich einig, dass es wichtig ist, den Mitbewohnern bzw. der Familie deutlich zu machen, dass man zwar zu Hause ist, aber arbeitet. So schafft man sich ein gesundes und vor allem ruhiges Arbeitsfeld, welches die nötige Konzentrationsfähigkeit gewährleistet. Wenn dies auch noch durch einen eigenen Arbeitsbereich, wie z.B. ein separates Büro, funktioniert, umso besser. Jens rät dazu, sich jeden Morgen genauso fertig zu machen, als würde man gleich ins Büro fahren. Vor allem Routinen sind ihm wichtig. Umgekehrt muss aber auch am Nachmittag oder abends mit der Arbeit abgeschlossen werden: „Mit dem Laptop am häuslichen Küchentisch zu sitzen, ist nicht nur orthopädisch und ergonomisch gefährlich, sondern fördert auch das Unvermögen, die Arbeit nicht ruhen lassen und abschalten zu können.“ Gaby fügt noch hinzu, dass Pausen unbedingt eingehalten werden müssen und sich gewisse Strukturen etablieren sollten. Wichtig ist auch die Balance zwischen den Tätigkeiten. Einige Sachen, wie z.B. Reiseunterlagen vorbereiten, Praktikantinnen und Praktikanten einarbeiten oder Ordnung im Büro halten, darf dann nicht nur bei den Mitarbeitenden im Büro hängen bleiben, sondern muss gleichberechtigt aufgeteilt werden.
Auch wenn es nach wie vor noch AHA-Momente und Verbesserungsbedarf gibt, freuen sich alle, zwar räumlich getrennt, aber doch ganz nah beieinander für Akwaba Afrika arbeiten zu dürfen. Im Team, so wie auch mit Ihnen als unseren geschätzten Kundinnen und Kunden, steht der persönliche Austausch im Mittelpunkt – ob per Telefon, Video oder in unseren Beratungsräumen im wunderschönen Leipzig.
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